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Compléments

Formats de papier et enveloppe

Le papier

Chaque format de papier est désigné par un couple constitué d'une lettre et d'un chiffre. Les lettres utilisées sont "A", "B" et "C".

Nous retiendrons "A" et "C" ; la première désigne les formats de papier le plus couramment utilisés en imprimerie, la dernière, les formats d'enveloppes.

"A0" désigne un rectangle d'une superficie d'un mètre carré dont les dimensions sont telles que chaque pli au milieu du grand côté, parallèle aux petits côtés, partage la feuille en 2 rectangles dont le rapport des dimensions est identique au rapport de celles de la feuille qui a été pliée.
Il en résulte que ce rapport est égal à la racine carrée du nombre 2 (environ 1,414).
Il en résulte également (chacun a le loisir de faire le calcul) que les dimensions approximatives de ce rectangle d'un mètre carré sont, en centimètres : 84x119.

Le format "A1" s'obtient par un découpage en 2 rectangles égaux dans les conditions pré-citées d'un rectangle de format "A0". "A2" résulte du même traitement du format "A1", "A3" du même traitement du format "A2", "A4" du même traitement du format précédent, etc.

Le nombre qui suit la lettre "A" exprime le nombre de fois qu'une feuille "A0" a été pliée.

Ce qui précède a pour conséquences :

Les enveloppes

Les formats des enveloppes constituent la série "C" et, comme les formats de papier sont désignés chacun par un couple formé d'une lettre et d'un chiffre. Par exemple, le couple "C4" désigne le format d'une enveloppe capable de recevoir une feuille "A4" non pliée. Et plus généralement, le format "Cn" désigne celui des enveloppes destinées à contenir les feuilles de format "An" non pliées (n désigne ici le nombre associé à la lettre).

Remarques :

  1. Le format "C5" destiné à recevoir le format "A5" (moitié du format "A4) est employé le plus souvent pour contenir des feuilles "A4" pliées en 2.
  2. La série "C" telle qu'elle vient d'être définie ne contient pas de format conçu pour recevoir des feuilles "A4" pliées en 3. Le format d'enveloppe le plus couramment rencontré destiné à cet usage est désigné par "DL110x220".
    Lorsqu'elle comporte une fenêtre, ce qu'il est recommandé de choisir, celle-ci est généralement équidistante du bord droit et du bord inférieur de l'enveloppe de 2 centimètres, quant à son bord gauche, il est généralement situé à 10 centimètres du bord gauche de l'enveloppe et son bord supérieur est distant du bord supérieur de l'enveloppe de 4,5 à 5,5 centimètres.
  3. Les épaisseurs des papiers sont associés à leur poids exprimé en grammes par mètre carré appelé "grammage". Le grammage le plus courant est 80 grammes par mètre carré. Nous avons vu qu'un mètre carré correspond à 16 feuilles "A4", il en résulte que chacune d'elles pèse 5 grammes. Nous savons que le tarif de base d'affranchissement d'une lettre plafonne son poids à 20 grammes ; il en découle que le nombre maximum de feuilles "A4" au grammage courant de 80 grammes est limité à 3.

Chacun pourra compléter la satisfaction de sa curiosité en consultant la page de wikipédia consacrée à la norme ISO 216.

Organisation du texte dans la page

Tout ce qui concerne ces problèmes d'organisation d'un courrier privé n'est véritablement régi par aucune norme. Chacun aura donc la liberté de présenter ses courriers comme il lui convient sans encourir les foudres d'une administration. Il est cependant recommandé de prendre les dispositions nécessaires pour qu'une communication épistolaire tienne sur une page.

Pour y parvenir, nous disposons des possibilités suivantes :

Les marges

Bandes vierges entre les bords du papier et la partie imprimée.
Elles sont au nombre de 4 (haute, basse, gauche, droite) et définit par leur largeur, exprimée le plus souvent en unité métrique (millimètre ou centimètre).

Tous les logiciels permettant de rédiger un courrier proposent pour chacune d'elles, une valeur appelée "valeur par défaut" que l'utilisateur peut changer à sa convenance. Même si ce n'est pas obligatoire, il est souhaitable de garder des valeurs identiques notamment pour les marges gauche et droite.

Dans WordPad, ces valeurs sont, pour les marges haute et basse 25,4 millimètres et pour chacune des 2 autres 31,8 millimètres.

Pour les modifier, la procédure diffère selon que le système d'exploitation est Windows XP/Vista ou Seven :

Remarque :
L'ordinateur peut être utilisé pour organiser et imprimer des textes autres que des courriers comme des tableaux par exemple. Il est notamment possible, au lieu d'imprimer des lignes parallèles aux petits côtés de la feuille comme dans un courrier, de le faire parallèlement aux grands côtés. Dans le premier cas, on dit qu'il s'agit du mode "portrait", dans le second cas du mode "paysage" (termes également employés en photographie).

Taille et forme des caractères

Les caractères sont disposés en lignes parallèles aux marges haute et basse et dont la longueur est définie par les valeurs données aux marges gauche et droite.
Chaque ligne occupe une bande de papier dont la largeur dépend de la taille des caractères appelée "corps".
En l'absence de modifications apportées par l'utilisateur, les bandes occupées par 2 lignes consécutives sont telles que le bord inférieur de la première coïncide avec le bord supérieur de la seconde.

Dès que la taille des caractères aura été choisie, l'utilisateur aura donc la possibilité de calculer le nombre de lignes qui peuvent être écrites dans une page.

La taille, qui est la même pour tous les caractères d'une "police" (majuscules, minuscules, chiffres, ponctuation) s'exprime en "point".
La valeur du point a beaucoup varié dans le monde de l'imprimerie ; nous retiendrons simplement qu'un point correspond à une hauteur égale à 1/72 pouce anglais (25,4 millimètres) ou 1/12 pica.
Une valeur de 12 points c'est-à -dire un pica constitue un choix souhaitable comme taille des caractères d'un courrier.

Chaque caractère mobilise sur sa ligne un rectangle dont la largeur est appelée "chasse". Dans le cas d'une police dite "à chasse fixe", tous les caractères ont la même chasse (généralement 4/5 du corps) comme sur les machines à écrire d'autrefois. Dans ce cas, il est aisé de calculer le nombre maximum de caractères que peut contenir une ligne. Mais ce type de police est rarement utilisé lorsqu'il s'agit de rédiger un courrier.
Le plus souvent aujourd'hui, nous avons à faire à des polices dites "proportionnelles" dans lesquelles les chasses diffèrent entre caractères par exemple celle de la lettre "m" est nettement plus importante que celle du "i".

Pour un corps donné, on distingue de nombreux types de polices qui diffèrent par leurs styles.
Chacune d'elles porte un nom au moyen du quel on l'identifie.
En réalité chaque nom désigne une famille de polices dans laquelle on pourra trouver une police dont les caractères sont penchés vers la droite (italique), une police dont le tracé des caractères est constitué de traits plus épais (gras), une police dans laquelle un trait horizontal est placé en-dessous de chaque caractère (souligné).
Les caractères "normaux" sont dits "romains".

Les marges étant définies, les lignes de texte peuvent :

Dans le premier cas, on dit qu'il s'agit d'une justification à gauche ; c'est le choix par défaut proposé par tous les traitements de texte.
Dans le deuxième cas, on dit qu'il s'agit d'une justification à droite.
Dans le troisième cas, on dit qu'il s'agit d'un centrage.
Et dans le dernier cas, on dit qu'il s'agit d'une pleine justification souvent dite "justification".

Dans les 3 premiers cas, le bord droit du rectangle mobilisé par un caractère coïncide avec le bord gauche du suivant.
Dans le dernier cas, le logiciel apporte aux espacements entre les caractères, les modifications nécessaires pour que, tout en respectant les découpages permis, les lignes complètes commencent toutes à la marge gauche et se terminent toutes exactement à la marge droite.

Pour activer une de ces justifications :
Sélectionner la zone de texte concernée puis taper sur la touche "application" et descendre sur le sous-menu "paragraphe" et le valider. Une boîte de dialogue apparaît, elle concerne les propriétés des paragraphes. Dans "propriété alignement", faire le choix souhaité à l'aide des flèches "haut" et "bas", et faire "entrer".
Rappel : Seuls les utilisateurs de Windows 7 pourront accéder à la pleine justification dans WordPad.

Disposition du courrier

Quant à la disposition des différents blocs de texte composant la page qui constitue le courrier, le seul véritable impératif à respecter concerne les coordonnées du destinataire.
Il est cependant recommandé de placer les coordonnées de l'expéditeur dans le coin supérieur gauche et le corps de la lettre dans la partie inférieure de la feuille qui devra être suffisamment grande pour le contenir.

  1. Si ce n'est pas le cas, on peut l'agrandir en réduisant les marges gauches et droites, ainsi qu'éventuellement la marge inférieure.
  2. Si malgré cela, ce n'est toujours pas le cas, on pourra réduire le nombre de lignes blanches séparant la date, l'objet, les éventuelles pièces jointes.
  3. Si la place disponible est toujours insuffisante, il reste la possibilité qui consiste à réduire la taille des caractères. Il est souhaitable de réserver l'usage de cette possibilité uniquement au corps de la lettre, ce qui évite de modifier tout ce qui le précède.
  4. Enfin si malgré tout cela, la place disponible pour le corps de la lettre n'est toujours pas suffisante, on pourra envisager de faire passer la date, l'objet et les pièces jointes dans le rectangle supérieur droit au-dessus des coordonnées du destinataire. Dans ce cas, ces éléments devront avoir la même marge gauche que les coordonnées du destinataire.

L'adresse du destinataire

L'adresse du destinataire se compose d'un maximum de 6 lignes justifiées à gauche avec une marge gauche de 10,5 à 11 centimètres.

Pour réaliser ce retrait :
Sélectionner le bloc consacré au destinataire, puis appuyer sur la touche "application". Descendre jusqu'au sous-menu "paragraphe", puis faire "entrer". Une boîte de dialogue apparaît, elle concerne les propriétés des paragraphes. Dans propriété "retrait gauche", indiquer la valeur nécessaire qui s'ajoute à celle déjà retenue pour la marge gauche afin d'obtenir la nouvelle marge de 10,5 à 11 centimètres évoquée plus haut, et faire "entrer".

Chaque ligne, limitée à 38 caractères y compris les espaces, ne doit contenir aucun signe de ponctuation ni abréviation sauf si celle-ci a pour objet de respecter la longueur maximum autorisée.

Une ligne supplémentaire, qui est consacrée exclusivement au nom du pays, est le plus souvent absente.

La première ligne doit être à une distance au moins égale à 5,5 centimètres du bord supérieur de la feuille.

Les 3 dernières lignes doivent être écrites en caractères majuscules.

Il est souhaitable que le tout soit écrit avec la police normale "Lucida console".

Ce qui précède est l'interprétation par la poste de la norme AFNOR XPZ 10-011 qui est un peu moins restrictive.

Pour plus de détails, consulter la page des recommandations sur le site de la poste.